Een agenda hebben is fijn want het zorgt voor overzicht. Ben je daarnaast ook nog eens vaak heel druk met je werk, school, afspraken en besprekingen, dan is het zelfs noodzakelijk. Alleen, hoe zorg je nou voor een goede weekplanning in je agenda? Wij laten het je zien in dit artikel aan de hand van een aantal praktische tips.
Plan op het moment dat je agenda nog niet vol zit
Klinkt logisch toch? Toch gebeurt het nog steeds heel vaak dat op zondag de planning wordt gemaakt voor de aankomende week, terwijl die week meestal al helemaal vol zit. Ga je de agenda invullen, dan kun je dit dus beter een paar weken vooruit doen, zodat er ook echt nog wat te plannen valt.
Zorg voor een goede balans
Het is belangrijk dat jij je agenda niet meteen helemaal vol bouwt, want dan is er geen ruimte meer voor last-minute afspraken die belangrijk zijn en tijd voor jezelf. Zorg er dus voor dat je ongeveer 60% plant in je agenda, en de rest nog even leeg laat. Op die manier kun je die ene belangrijke afspraak makkelijk inplannen en kun je ook eens een momentje voor jezelf pakken. Ook dat is namelijk belangrijk.
Gebruik verschillende kleuren
Ook is het aan te raden gebruik te maken van verschillende kleuren. Afspraken met anderen in het oranje bijvoorbeeld, groen voor afspraken met jezelf en blauw voor school-gerelateerde afspraken. Ben je zzp’er en plan jij je opdrachten in, in je agenda? Gebruik dan voor iedere opdrachtgever een andere kleur en houd dit bij in een legenda. Dit zorgt voor meer overzicht.
Krijg je veel e-mails binnen op een dag of in een week, dan doe je er goed aan een moment in te plannen waarin je al deze e-mails verwerkt. Je kunt ze dan rustig lezen, beantwoorden en in de juiste map plaatsen. Je doet er goed aan hiervoor een tijdsblok in te plannen, deze geef je dan een aparte kleur. Zo weet je dat je op dat moment een paar uur geen afspraken in kunt plannen.
Deadlines in je agenda
Een deadline kan in principe in je agenda geplaatst worden maar alleen als het er echt eentje is die je niet mag missen. Deze geef je dan bij voorkeur de kleur rood, zodat je weet dat deze belangrijk is. Als zzp’er ligt dit net even wat anders, hierbij is namelijk vrijwel elke deadline belangrijk. Je zou er dan voor kunnen kiezen dezelfde kleur te gebruiken als voor de opdrachtgever, maar wanneer je dit verwarrend vindt kun je ook een andere kleur nemen of er voor kiezen hem alleen een omlijning te geven.
Keuzes maken
Merk je dat je agenda te vol wordt, bijvoorbeeld omdat je als zzp’er veel afspraken en opdrachten in moet plannen en daarnaast ook nog alles van de kinderen en je partner? Dan kun je er beter voor kiezen een agenda te gebruiken alleen voor je werk. Voor alle afspraken die gelden voor het gezin kun je dan een familieplanner aanschaffen.
Lees ook: Elke dag hoofdpijn, hoe kan dit?
